Egal ob die Hände zittern, oder Sie ganz souverän vor Publikum sprechen können: zu fast jedem Vortrag gehört inzwischen eine passende Präsentation. Während des Vortrags hilft sie den Zuhörenden, dem Redner zu folgen. Und nach dem Vortrag wird sie, meist exportiert als PDF, noch einmal zugeschickt. Doch wie steht es eigentlich um die Barrierefreiheit Ihrer PowerPoint-Präsentationen? Was gibt es zu beachten, wenn man barrierefreie PowerPoint in PDF umwandeln möchte und kann man dabei notwendige Einstellungen treffen um eine barrierefreie PDF versenden zu können? Diese Fragen beantworten wir im dritten und letzten Teil unserer Serie über die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten.
Bisher erschienen sind:
- Barrierefreie PDF Teil 1 – Was sind barrierefreie PDF?
- Barrierefreie PDF Teil 2 – Barrierefreies PDF erstellen und prüfen
PowerPoint barrierefrei umsetzen
Die Barrierefreiheit Ihres Vortrags beginnt schon bei der Gestaltung der Slides. Klare Strukturen, kontrastreiche Farben und gut lesbare Schriftarten sind das A und O. Verwenden Sie einfache Layouts und vermeiden Sie überladene Folien. Denken Sie daran, dass nicht jeder im Publikum perfekte Sicht hat.
Da insbesondere bei schlechten Beamern und ungünstigen Lichtverhältnissen im Raum das Bild an der Wand undeutlich werden kann, setzen Sie bei Präsentationen ruhig auf sehr starke Kontraste. Auch große, serifenlose Schrift erleichtert die Lesbarkeit der Texte auf größere Entfernungen. Begrenzen Sie sich lieber auf wenige kurze Stichpunkte und stellen Sie sicher, dass alle Zuhörer ihnen folgen können.
Barrierefreie PDF aus PowerPoint erstellen
Der Vortrag lief hervorragend, nun wollen Sie die Präsentation an alle Zuhörenden noch einmal versenden. Doch wie stellt man sicher, dass dieses PDF ebenfalls barrierefrei ist?
Vorbereitungen in PowerPoint
Wie auch letzte Woche im Umgang mit Textdateien, sollten auch Präsentationen vor dem Export entsprechend barrierearm vorbereitet werden. Nur so stehen nach dem Export auch wichtige Informationen über die Struktur der Datei zur Verfügung.
Im Gegensatz zu Word und LibreOffice können in PowerPoint leider keine Formatvorlagen genutzt werden, um Überschriften auszuzeichnen. Die einzige Möglichkeit, Überschriften von Fließtext zu unterzeichnen besteht in der Nutzung entsprechender Platzhalter. Beginnen Sie damit, sich verschiedene Folienlayouts zu erstellen. Diese dienen als Vorlage für alle Ihre Folien.
In den Layouts werden verschiedene Platzhalter eingesetzt:
- Titel: Dieser Textbereich ist für den Seitentitel vorgesehen. Daraus werden im PDF später Überschriften und Lesezeichen erstellt.
- Textplatzhalter: Alle anderen Texte werden in normale Textplatzhalter eingefügt.
Je nach verwendetem Folienlayout werden die eingesetzten Titel in dem späteren PDF zu H1 (auf Titelseiten) oder H2 (alle anderen). Eine Ebene unterhalb von H2 gibt es in Präsentationen nicht.
Eine detaillierte Anleitung zum Einfügen und Bearbeiten von Platzhaltern gibt es in der Dokumentation bei Microsoft.
Übrigens: beim Export werden die Elemente des Layouts bzw. Folienmasters, die sogenannten Masterelemente (z.B. die Foliennummer) in der Lesereihenfolge vor den eigentlichen Folieninhalt eingefügt und entsprechend zuerst vorgelesen.
Neben den Texten können auch Bilder schon gut in PowerPoint vorbereitet werden. Pflegen Sie Alternativtexte direkt in der Präsentation, dann werden diese auch später in das PDF übernommen.
Barrierefreie PowerPoint in PDF umwandeln
Bevor Sie Ihre Präsentation exportieren, sollten Sie die Barrierefreiheit in PowerPoint prüfen. Microsoft bietet mit der Barrierefreiheitsprüfung integriertes Tool, das Ihnen hilft, mögliche Probleme zu finden. Es analysiert Ihre Präsentation und gibt Hinweise darauf, wie Sie diese beheben können – sei es ein fehlender Alt-Text oder eine unzureichende Schriftgröße. Eine gute Möglichkeit, Ursachen für mangelnde Barrierefreiheit direkt zu Beginn zu entdecken. Sie finden es im Menüpunkt „Überprüfen“.
Wenn alle Fehler beseitigt wurden, geht es an den Export. Um eine barrierefreie PDF aus PowerPoint zu erstellen, wählen Sie beim Speichern die Option „Speichern unter“. Die Funktionen „Als Adobe PDF speichern“ oder „Exportieren“ nutzen den kostenpflichtigen Export durch Acrobat Professional und bieten nicht dieselben Optionen.
Im dann folgenden Dialog können Sie, genauso wie letzte Woche in Word, die Option aktivieren, nicht druckbare Informationen einzuschließen. Nur dann werden Tags und Lesezeichen angelegt.
Fazit – barrierefreie PowerPoint gestalten und als PDF exportieren
Die Erstellung barrierefreier PowerPoint-Präsentationen und deren Umwandlung in PDF ist kein Hexenwerk. Mit ein wenig Achtsamkeit und den richtigen Tools können Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte für alle zugänglich sind. Die Prüfung der Barrierefreiheit in PowerPoint und die korrekte Einstellung beim Export sind entscheidend. So können Sie sicher sein, dass Ihre Botschaft bei jedem ankommt – egal, ob sie während des Vortrags zuhören oder später die barrierefreie PDF durchblättern.